В России с 2015 года установлено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сегодня сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) заведение отсылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение этого обязательства чревато достаточно немалым взысканием - до трехсот тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам вправе избирать вариант передачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Между тем в условиях высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет составляться вручную. Кроме того, нужно иметь в виду, что сведения обязаны быть актуальными, то есть для обеспечения своевременной передачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет использовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. Поэтому, почти что все гостиницы вынесли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было создано несколько специализированных программ.
Как правило руководящая структура гостиницы уже работает со специальными программами, разрешающими автоматизировать процесс оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение в несколько раз. Личный состав гостиницы обучен работе с данными программами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Однако изучение нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно сложный процесс. Создатели специализированной программы для пересылки данных о постояльцах контур фмс для гостиниц рекомендуют отличное решение. Оператору не нужно вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, какая уже есть на вооружении администраторов гостиницы. Этот процесс выполняется оперативно под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей Российской Федерации. Наряду с этим хозяйственный субъект, направивший данные фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. К тому же у гостиниц нынче имеется возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
